Storia archivistica: Il complesso archivistico considerato subì almeno due ordinamenti prima di quello attuale, effettuato del 2001.
Nella seduta consiliare del 25 settembre 1842, uno degli argomenti fu il "riordinamento degli atti della segreteria" che avrebbe dovuto essere eseguito, su iniziativa di Luigi Sprilli, dal segretario comunitativo per la somma di scudi 12, "a patto però che il suddetto Riordinamento siegua non per un'epoca determinata, ma sibbene per quel tempo, e per quegli atti che ne avranno bisogno" (1).
Quali siano state le conseguenze di tale intervento è difficile dirlo. Sembrerebbe che sul carteggio amministrativo del periodo di antico regime si sia fatta sentire maggiormente la mano del segretario citernese.
Un nuovo intervento ebbe luogo a cavallo tra il 1880 e il 1881, dietro proposta della giunta, con affidamento dell'incarico al dottor Giuseppe Donnini di Citerna (allo stato attuale delle ricerche non è ancora emerso, purtroppo, se costui sia stato un dipendente del Comune o un esterno rispetto all'ente medesimo). L'intervento di cui sopra comportò la schedatura di gran parte della documentazione preunitaria (rimasero infatti esclusi alcuni pezzi delle seguenti serie: "Consigli e riformanze", "Protocolli della corrispondenza", "Libri di esigenza", "Memorie storiche della comunità", "Censimenti della popolazione", "Rapporti sanitari quindicinali", "Depositeria dei pegni" e "Iscrizioni ipotecarie privilegiate", più tutti gli archivi acquisiti e aggregati), descritta analiticamente nel registro avente segnatura (2)
In tempi più vicini a noi, e precisamente nel 1982, alcuni operatori effettuarono un parziale riordinamento e una prima schedatura di tutto il materiale archivistico pertinente ai complessi documentari individuati, vale a dire preunitario, postunitario, archivi acquisiti e archivi aggregati.
Al 2001 risale l'ultimo riordinamento, condotto in maniera sistematica su tutti i pezzi afferenti all'archivio storico comunale preunitario e su alcuni archivi aggregati, quali quello del Convento di San Francesco (frati Minori Conventuali), del Convento di San Giovanni (frati Cappuccini) e delle compagnie laicali della Santissima Concezione in Citerna e di Greppalto. L'intervento, finanziato nel 2000 dalla Regione Umbria per effetto della legge 37/90, è stato effettuato da un archivista libero professionista, con il coordinamento della Soprintendenza archivistica per l'Umbria. Nel corso del 2007-2008, a seguito di nuovi finanziamenti della Regione sempre per effetto delle suddetta legge, il lavoro è stato definitivamente completato sempre dallo stesso operatore e ha portato alla realizzazione di inventari analitici in Sesamo 4.1. In quest'ultima fase sono stati compresi anche il riordinamento generale e la relativa inventariazione della documentazione giudiziaria citernese relativa al periodo della seconda Restaurazione pontificia. Questo materiale era stato oggetto di un primo riordinamento, assieme al restante materiale di natura giudiziaria prodotto tra la metà del XVI e gli inizi del XIX secolo, intorno alla metà degli anni Ottanta del secolo scorso, realizzato dalle socie della cooperativa "Archivi-Civiltà" le quali, a conclusione dell'intervento, provvidero alla redazione di un inventario sommario (1987).
Lo stato di conservazione dei pezzi archivistici, nel complesso, risulta essere abbastanza buono, anche se alcuni registri, specialmente alcuni di quelli redatti tra XVI e XVII secolo, risultano piuttosto deteriorati a causa di abbondanti infiltrazioni d'acqua e della forte umidità (dovuta alla conservazione, protrattasi per lunghissimo tempo, in locali non idonei fino a tempi relativamente recenti) che in qualche caso ha compromesso la conservazione dei singoli pezzi e la leggibilità delle prime carte.
(1) Comune preunitario di Citerna, Consigli e riformanze, reg. 1842-1850, cc. 6v-7r.
(2) Comune di Citerna, Inventari, reg. 1.
Contenuto: Il fondo si compone di costituito da 365 unità, di cui 273 registri e 92 buste, che vanno dal 1541 al 1860. Comprende materiale prodotto dal Comune preunitario nello svolgimento della propria attività istituzionale, amministrativa ed economica e amministrativa. Dal raffronto fra la documentazione descritta nell'inventario del 1880-1881 (1) e l'inventario attuale, al fine di verificare eventuali lacune, è emerso che l'archivio preunitario non sembrerebbe aver subito particolari perdite. Si segnala la presenza nel fondo degli atti giudiziari di produzione statale e comunale ascrivibili ai vicegovernatori per gli anni dal 1819 al 1825, ai gonfalonieri dal 1818 al 1828, ai podestà dal 1827 al 1831 e priori di Citerna dal 1831 al 1860.
(1) Comune di Citerna, Inventari, reg. 1.
Criteri di ordinamento:
Sono state individuate complessivamente 43 serie sulla base della tipologia documentaria e dei livelli di attività dell'Ente. All'interno di alcune serie, per meglio descrivere la documentazione, sono state individuate delle sottoserie. Nella serie "Libri di esigenza" le sottoserie sono state individuate a seconda della tipologia d'imposta applicata. Per il materiale giudiziario, le serie sono state definite individuate tenendo conto in primo luogo del giusdicente preposto all'amministrazione della giustizia: le relative sottoserie sono state poi individuate in base alla tipologia documentaria. Nei vari livelli descrittivi, le unità sono state ordinate cronologicamente o secondo la tipologia dell'unità. Il carteggio amministrativo è stato organizzato in quattro sottoserie, individuate sulla base dei criteri di ordinamento adottati. Il fondo presenta una numerazione chiusa, non suscettibile di incrementi, da 1 a 365.
Bibliografia:
Magherini Graziani Giovanni, Storia di Città di Castello, I, Città di Castello, 1890, pp. 102-103
Soprintendenza archivistica per il Lazio l'Umbria e le Marche, Gli archivi dell'Umbria, Roma, Ministero dell'interno, 1957, p. 174
Franceschini Olita, L'archivio storico del comune di Citerna, "Pagine altotiberine", I/1 (1997), pp. 123-128
Riganelli Giovanni, Terra Citerne, Città di Castello, Edimond, 1997
Giubbini Giovanna, Londei Luigi, Ut bene regantur. La visita di mons. Innocenzo Malvasia alle comunità dell?Umbria (1587). Perugia, Todi, Assisi, Perugia, Volumnia Editrice, 1994
