Storia archivistica: L'archivio di Gualdo Tadino è stato sottoposto a diversi spostamenti di sede, verificatesi nel tempo. Una prima collocazione è stata individuata nella Rocca Flea, poi nel palazzo annesso alla chiesa di S. Francesco, nell'ex-carcere mandamentale e infine nei locali situati in piazza Don Davide Berrettini, dove si trova attualmente sistemato. La documentazione è costituita dalle carte appartenenti all'archivio postunitario è collocata su scaffalature metalliche, in generale buono stato di conservazione Solamente una parte delle unità archivistiche delle serie appartenenti alla segreteria ovvero deliberazioni degli organi collegiali postunitari, all'anagrafe, registri di nascita, morte e matrimoni, ufficio tecnico, si trovano conservati presso la sede comunale e in altri locali sempre di pertinenza pubblica. Nel corso dell'intervento di ricontrollo eseguito dalla scrivente, si è proceduto alla verifica del complesso archivistico attraverso l'esame della cronologia e del numero dei pezzi, nonché al reinserimento delle numerose carte sciolte nelle rispettive serie di appartenenza.
L'archivio postunitario del Comune di Gualdo Tadino è composto di 2110 unità per gli anni 1860 - 1970, Si tratta di un archivio "aperto", cioè suscettibile di incrementi, poiché l'ente produttore è tuttora operante, perciò la numerazione dei pezzi inventariati ricomincia da uno per ciascuna serie.
Quanto alla tenuta d'archivio nel tempo, si ritiene degno di nota riportare quanto di seguito si è verificato dietro la richiesta di notizie circa gli archivi pubblici, da parte del Sovrintendente degli archivi di stato romani, tra il 1877 e 1878.(1). Il Ministero dell'interno infatti stava raccogliendo dati sugli atti custoditi dalle varie magistrature ed amministrazioni governative. Negli stampati spediti al comune si fa riferimento agli archivi notarili, comunali, delle opere pie e più precisamente venivano posti i seguenti quesiti: titoli delle classi in cui l'archivio era diviso e natura degli atti che le componevano; numero dei volumi e loro estremi cronologici; stato di conservazione; presenza o meno di indici; possibilità di ricerca da parte di studiosi; esistenza di documenti preziosi per loro natura o particolari ragioni. Il 15 febbraio 1879, il comune risponde ai quesiti della Regia Sovrintendenza agli archivi delle Province di Ancona, Ascoli, Macerata, Perugia, Pesaro e Roma, nel modo seguente: gli atti sono distinti in 11 classi titolate 1° Conti, 2° Copia-lettere, 3° Consigli, 4° Annona, Grascia ed Abbondanza, 5° Concessione sovrane, 6° Danno dato, 7° Catasto, 8° Uscite, Verifiche di confini, 9° Istromenti, 10° Ospedale, 11° Atti civili. Il numero dei volumi ammonta a 27 per la prima classe (con estremo cronologico più antico 1585), 16 per la seconda (1764), 55 per la terza (1428), 15 per la quarta (1583), 5 per la quinta (1212), 3 per la sesta (1654) e settima (1543), 2 per l'ottava (1671), 12 per la nona (1265), 6 per la decima (1556) e 140 per l'undicesima (1531), per un totale di 523 unità.
Notizie circa le prime operazioni di scarto d'archivio si hanno con la delibera podestarile 28 novembre 1931, in cui lo scarto si cede gratuitamente alla Croce Rossa Italiana, in esecuzione della legge 31 marzo 1921, n. 378 (2). Nella lettera della Croce Rossa Italiana, 30 luglio 1932, si legge che il Comune di Gualdo Tadino a messo a disposizione del Comitato tre quintali di carta che sono stati venduti alla cartiera di Belfiore di Foligno e successivamente, su richiesta del prefetto con cui si invitano le amministrazioni comunali a procedere allo scarto, la delibera conseguente riporta dettagliatamente gli atti e in una nota risulta che il peso delle carte è di circa dieci quintali. La successiva deliberazione 14 dicembre 1935, stabilisce la cessione allo Stato, da parte del Comune, degli atti di archivio ritenuti inutili per l'ulteriore conservazione (3).
Note:
1) Archivio storico comunale di Gualdo Tadino, (d'ora in poi ASCGT), Postunitario, Carteggio amministrativo, b. 165, fasc. 6 e b. 174, fasc. 6.
2) La normativa sull'eliminazione degli atti d'archivio era stabilita dal regolamento approvato con r.d. 2 ottobre 1911, n. 1163 (modificato con r.d. 31 agosto 1933, n. 1313.
3) ASCGT, Postunitario, Carteggio amministrativo, b. 237, fasc. 1.
Contenuto: La documentazione riguarda gli atti deliberativi degli organi collegiali, del commissario prefettizio e del podestà, accompagnati quando conservati dalle minute, indici ed estratti. Regolamenti sanitari; atti pubblicati all'albo; avvisi, notificazioni e manifesti; circolari; protocolli della corrispondenza; carteggio amministrativo e riservato; atti derll'ufficio personale; stato civile; anagrafe e leva; ufficio elettorale; ufficio sanitario; attività assistenziale; ufficio di polizia municipale; ufficio commercio; ufficio annonario; ufficio tecnico e lavori pubblici; inventario del patrimonio comunale. Segue la serie contabilità e finanze; da ultimo le carte inerenti i processi verbali di pignoramento. Ogni serie inventariata è acompagnata da un'introduzione alla voce contenuto, si rimanda perciò a tale descrizione.
Criteri di ordinamento:
Il fondo è stato riordinato per serie/sottoserie archivistiche individuate in base alla tipologia documentaria. All'interno di queste, le unità sono state ordinate cronologicamente.
Redazione e revisione:
Cardinali Cinzia, 01/01/1999, Primo intervento di riordinamento ed inventariazione / Maiarelli Andrea, 01/01/1999, Primo intervento di riordinamento ed inventariazione / Merli Sonia, 01/01/1999, Primo intervento di riordinamento ed inventariazione / Civitareale Maria Giuseppina, 09/10/2008, Ulteriore intervento di riordinamento ed inventariazione / Fratta Cristina, 09/10/2008, Ulteriore intervento di riordinamento ed inventariazione / Giovagnoli Eleonora, 02/03/2015, Aggiornamento e integrazione del riordinamento e dell'inventriazione
