Storia archivistica: Il materiale conservato in archivio è stato rinvenuto in buste annuali. In una stessa busta si trovano il carteggio con i soci e quello relativo alla contabilità.
Per gli anni dal 1894 al 1909, gli atti contabili sono stati raccolti in buste recanti la classificazione alfabetica da "A" (anno 1894) a "O" (anno 1909), secondo quanto indicato nei relativi repertori d'archivio, nei quali il contenuto di queste buste è elencato nella sezione "Economato". Contiene i conti consuntivi e altre carte contabili per gli anni 1911-1913 la busta originariamente indicata con il numero XXXI (numerazione generalmente attribuita alle filze della serie "Carteggio amministrativo"). Le carte degli anni 1914-1916 sono invece conservate in una busta che reca sul dorso la lettera "P" .
Negli anni successivi l'archiviazione è avvenuta indicando sulla busta soltanto l'anno di produzione degli atti.
Contenuto: La serie si compone di 84 unità, di cui 1 registro, 83 buste e 12 fascicoli o sottounità, che vanno dal 1894 al 2000, con una lacuna per gli anni 1919-1954. Ancora una volta la produzione documentaria è relativa alla Società umbra e alla Deputazione.
Nelle buste relative agli anni 1894-1909 oltre alla documentazione propriamente contabile si trova anche la corrispondenza con i librai e gli abbonati alla rivista "Bollettino".
A partire dal 1955 i bilanci, i documenti giustificativi delle spese e le pezze d'appoggio contabili raccolti in questa serie, sono integrati da altri atti della stessa natura contenuti nella serie "Carteggio amministrativo" nel fascicolo intitolato "Contabilità".
Documenti contabili sono presenti nella serie "Carteggio amministrativo" (sebbene non organizzati in specifici fascicoli) anche negli anni precedenti. Ciò compensa, in parte, la lacuna cronologica sopra segnalata.
Criteri di ordinamento:
Nel riordinamento è stato seguito l'ordine cronologico delle unità all'interno della serie.
La documentazione è stata descritta in dettaglio nel campo "Contenuto".
Si precisa che le buste nn. 2, 5, 7, 8, presentano il contenuto in fascicoli descritto come sottounità; in questi casi a numerazione è composta da due numeri, il primo fa riferimento al numero della busta, il secondo, preceduto dal punto, al numero del fascicolo o sottounità.
Per le carte degli anni 1894-1909 è stata verificata la rispondenza tra quanto conservato e le voci del repertorio d'archivio. Eventuali mancanze o la presenza di materiale non descritto sono state segnalate all'interno della singola scheda.
Si è scelto di inserire i bilanci preventivi e i conti contuntivi in questa serie in quanto la presenza di un unico registro (contenente sia i bilanci preventivi che i conti consuntivi) per gli anni 1894-1906 non avrebbe permesso di farne due serie distinte e comunque tale materiale, spesso sotto forma di carte sciolte, era generalmente conservato insieme al resto della documentazione contabile.
Unità:
84
Unità:
"c/c postale 1979"
(1979)
1979-01-01 - 1979-12-31
Segnatura:
76
Segnatura provvisoria:
371
Descrizione estrinseca:
Busta.
Condizionamento:
Tipologia:
Busta
Titolo:
c.c. postale 1977-1980
"Conto corrente postale 1980"
(1980)
1980-01-01 - 1980-12-31
Segnatura:
77
Segnatura provvisoria:
372
Descrizione estrinseca:
Busta.
Condizionamento:
Tipologia:
Busta
Titolo:
c.c. postale 1977-1980
"Documentazione piccole spese"
(1991 - 2000)
1991-01-01 - 2000-12-31
Segnatura:
78
Segnatura provvisoria:
349provv.
Descrizione estrinseca:
Busta.
Condizionamento:
Tipologia:
Busta
Contenuto: Pezze d'appoggio contabili, che giustificano le spese sostenute dalla cassa (spese non fatturate) della Deputazione.
Documenti contabili
(1997)
1997-01-01 - 1997-12-31
Segnatura:
79
Segnatura provvisoria:
386
Descrizione estrinseca:
Busta.
Condizionamento:
Tipologia:
Busta
Titolo:
1997 - 1998
Contenuto: Pezze d'appoggio e giustificativi delle spese di cassa.
"Anno 1997. Documenti"
(1997)
1997-01-01 - 1997-12-31
Segnatura:
80
Segnatura provvisoria:
385
Descrizione estrinseca:
Busta.
Condizionamento:
Tipologia:
Busta
Titolo:
"Anno 1997. Documenti Deputazione di storia patria"
Contenuto: Si tratta della contabilità amministrata dal dottore commercialista e restituita in Deputazione: copie di fatture emesse, fatture ricevute dalla Deputazione, cedoline di pagamenti effettuati su conto corrente postale a favore della Deputazione, estratto conto bancari, pezze d'appoggio contabili.
