Consistenza:
unità 2945: voll. 2, regg. 603, fascc. 2339 in 745 bb., una filza
Storia archivistica: La custodia e la retta conservazione delle scritture del comune di Staffolo costituiscono, da secoli, uno degli interessi, ma allo stesso tempo uno dei problemi che gli amministratori locali si trovarono ad affrontare.
Lo statuto più antico, redatto all'incirca verso la metà del XVI secolo, sancisce che tutti i libri più importanti del comune debbano essere conservati in una cassaforte, chiusa con tre chiavi, posta nella chiesa di San Francesco; le chiavi delle tre serrature, diverse l'una dall'altra, dovevano essere tenute dai tre priori, una ciascuno (libro I, rubriche 1 e 73).
Per oltre tre secoli non si hanno notizie specifiche sulla tenuta della documentazione comunale fino al 1882, anno in cui il sindaco, rispondendo alla circolare prefettizia 683 D.I S.2 dell'11 agosto, comunicava che "l'antico archivio di questo Comune fu distrutto dall'incendio, e si conservano solo pochi volumi fra i quali lo statuto comunale, e varie pergamene, che sono gelosamente custodite" (1).
Ricerche approfondite su quando possa essere avvenuto l'incendio non hanno dato, purtroppo, esito positivo. Impossibile, inoltre, risalire all'esatta consistenza originaria dell'archivio, non essendo stati rinvenuti nel corso del riordinamento inventari - seppure parziali - o elenchi sommari della documentazione. Ciò non di meno alcune tipologie documentarie, prodotte precedentemente all'avvento del Regno d'Italia, presentano forti lacune: si fa riferimento in primo luogo alla serie dei consigli che, per l'epoca preunitaria, si interrompe al 1788.
Nel 1926 il segretario comunale di Staffolo, su mandato del podestà, effettuò il riordinamento dell'archivio per un mese e mezzo circa in quanto "le carte, le pratiche e gli atti ufficiali degli anni 1737-1924 erano mal classificati, mal divisi e confusi tantoché assai spesso riusciva impossibile trovare un atto od una carta" (2).
Il d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, sanciva con l'art. 30 l'obbligo della creazione della separata sezione d'archivio, costituita da tutti gli atti prodotti da un'amministrazione anteriormente all'ultimo quarantennio.
Sono del gennaio 1966 le prime comunicazioni con cui la Soprintendenza archivistica per le Marche sollecitava il comune di Staffolo all'esecuzione di quanto stabilito dalla legge. Un elenco sommario della documentazione, da quella più antica al 1924, compilato da personale del comune, fu ritenuto approssimativo dalla Soprintendenza che inviò, venendo incontro in tal senso a specifica richiesta del sindaco del 12 aprile 1967, nell'estate di quell'anno Alessandro Mordenti, funzionario dell'Archivio di Stato di Ancona, al fine di controllare la consistenza, lo stato di conservazione e di ordinamento delle scritture comunali. Il suddetto funzionario ebbe anche l'incarico di ordinare i carteggi anteriori all'Unità d'Italia. Quando il lavoro fu ultimato, il 26 settembre, il soprintendente si premurava di suggerire la messa a norma dell'impianto elettrico e dei sistemi antincendio e invitava anche a evitare l'accesso in archivio a personale non autorizzato. Con delibera n. 45 dell'11 aprile 1968 la giunta municipale dichiarava istituita la separata sezione d'archivio (3).
L'inventario sommario del 1967 comprende la descrizione delle seguenti tipologie documentarie: diplomatico (in cui sono descritti i due statuti del XVI e XVII secolo e 77 pergamene dal 1286 al 1770); amministrativo, comprendente gli atti consiliari dal 1545, podestarili e di giunta a partire dal 1895; gli istrumenti della comunità (1561-1603), i catasti (1589-1815); gli atti di amministrazione, costituiti da 354 pezzi condizionati in buste o in cassette, 1808-1927; statistiche, denuncia morti e documentazione relativa alle scuole pubbliche (secc. XIX-XX); camerlengato ed altre scritture contabili, 1522-1863; libri mastri dal 1905 al 1926, bilanci dal 1866 al 1924, preventivi e consuntivi dal 1814 al 1923, mandati 1767-1926, un giornale di cassa del 1921, un registro delle cambiali per gli anni dal 1893 al 1902 e i protocolli della corrispondenza per gli anni dal 1916 al 1923.
L'inventario prosegue con la descrizione degli archivi aggregati che comprendono carte delle opere pie, della Società di mutuo soccorso e documentazione di natura giudiziaria ("Acta civilia" del XVII secolo e giudice conciliatore del XX secolo).
Chiude l'inventario un'appendice che riguarda gli atti della comunità di San Paolo di Jesi, datati 1654-1861, rinvenuti presso l'archivio comunale di Staffolo durante l'ispezione del 1967.
Nel 2007 l'amministrazione comunale di Staffolo provvide a trasferire una minima parte della documentazione, fino ad allora giacente presso i locali dell'archivio di deposito situato a pianterreno della residenza municipale, nei nuovi locali ubicati in via del Maestro di Staffolo, più nota come via del Maestro.
La documentazione trasferita fu oggetto di analisi e di un primo riordinamento da parte dell'archivista Arianna Zaffini la quale, su incarico della Soprintendenza archivistica per le Marche, eseguì la schedatura analitica di 351 buste e 264 registri appartenenti sia all'archivio storico comunale, sia ad archivi di altri enti che furono attivi e operanti, nei secoli passati, nel territorio di Staffolo e di San Paolo di Jesi.
Il lavoro di cui sopra fu realizzato utilizzando il software Sesamo, nella versione 4.1.
La Soprintendenza, nel 2009, affidò l'incarico di prosecuzione e di completamento dei lavori di descrizione, riordinamento e compilazione dell'inventario ad altro archivista libero professionista, Vittorio Angeletti. Nell'ambito del suddetto intervento, che ha avuto la durata di un anno, è stato effettuato il trasferimento della rimanente documentazione comunale anteriore al 1970 (per un totale di circa 150 ml) e di quella prodotta da altri enti, dall'archivio di deposito, costituito peraltro da ambienti del tutto inadatti alla conservazione delle carte a causa dell'eccessiva umidità, alla nuova sede.
Il materiale documentario è stato depolverizzato e successivamente collocato su moderne scaffalature in locali appositamente destinati alla conservazione della documentazione.
(1) ASCS, Postunitario, Carteggio amministrativo, b. 39, fasc. 23, posizione 6, nota n. 550 del 19 agosto 1882.
(2) ASCS, Postunitario, Deliberazioni del podestà, reg. 1, 10 ottobre 1926. Per il suddetto lavoro straordinario, il segretario percepì la somma di lire 500.
(3) ASCS, Postunitario, Carteggio amministrativo, b. 347, fasc. 788, classe 2 Archivio.
Contenuto: L'archivio storico comunale di Staffolo è costituito da 2945 unità, delle quali 2 volumi, 603 registri, 2339 fascicoli condizionati in 745 buste e una filza.
La documentazione è cronologicamente compresa fra il 1512 e il 1970.
Con particolare riferimento alla documentazione più antica, si è purtroppo dovuto constatare, in occasione del presente lavoro, l'incompletezza di quasi tutte le serie archivistiche inventariate e, nello specifico, la forte lacunosità degli atti deliberativi del consiglio comunitativo, organo di governo staffolano.
Criteri di ordinamento:
La documentazione è stata ordinata per sezioni, sulla base delle periodizzazioni storiche: antico regime, periodo napoleonico, Restaurazione, postunitario.
Ogni sezione, a sua volta, è costituita da serie archivistiche.
Il vero e proprio lavoro di riordinamento è stato preceduto dallo studio delle fonti bibliografiche riguardanti il comune di Staffolo, le quali sono state opportunamente integrate dai documenti d'archivio via via consultati.
Per quanto riguarda i criteri adottati nella redazione dell'inventario, si precisa che si è riportata l'intestazione originale dei pezzi tra virgolette, quando reperita, altrimenti desunta dal contenuto dei medesimi; si è provveduto alla numerazione progressiva di tutti i pezzi archivistici e alla cartulazione dei registri compresi nelle sezioni preunitarie, nonché alla datazione di ogni unità, espressa secondo l'ordine anno, mese e giorno. Sono state infine inserite, in inventario, annotazioni esplicative riguardanti il contenuto del pezzo, laddove si sia ritenuto ciò necessario.
Redazione e revisione:
Zaffini Arianna, 31/12/2007, Primo intervento di ordinamento ed inventariazione / Angeletti Vittorio, 31/12/2010, Intervento di ordinamento ed inventariazione
Bibliografia:
Lodolini Elio, "Gli archivi storici dei comuni delle Marche", in "Quaderni della Rassegna degli Archivi di Stato", 6 (1960)
Danti Corrado, "Staffolo. Pergamene dell'archivio comunale. Personaggi illustri. Repertorio storiografico (da G. Francesco Lancellotti e altri autori)", Jesi, Tipografia U.T.J., 1997
Cecchi Dante, "Gli statuti del comune di Staffolo (metà secolo XVI)", Comune di Staffolo, 1998
Danti Corrado, "Jesi (il Comune) contro staffolani nell'anno 1291. Sopraffazioni, abusi, violenze, umiliazioni dietro il Palio di San Floriano. Pagine di storia in testimonianze giurate... , Jesi , Tipolitografia U.T.J., 2002
