Storia archivistica: Il fondo è stato compreso nell'ambito del progetto di ordinamento ed inventariazione del complesso documentario conservato dalla Cassa di risparmio di Foligno. L'intervento, iniziato nel luglio 2005 e realizzato da archivisti libero professionisti con il coordinamento scientifico della Soprintendenza archivistica per l'Umbria, si è concluso nel febbraio 2007 con la pubblicazione di un inventario a stampa.
La mole documentaria è stata raccolta al primo piano del palazzo ex-Gabrielli ed è in attesa di essere sistemata in una sede definitiva. Ad eccezione di alcune serie prodotte dagli organi deliberanti che si trovano nell'armadio ignifugo vicino alla sala delle riunioni del consiglio, il resto delle unità archivistiche sono pervenute nella sede attuale da diversi depositi: dai locali dell'agenzia di Montefalco,Trevi, Bevagna, Cannara, Valtopina, dal magazzino che si trova nella zona industriale della Paciana e dai locali dell'agenzia di città n. 2.(1)
L'archivio, una volta trasferito, non presentava alcun ordinamento(2), nonostante ci sia data notizia di alcuni tentativi in tal senso nel corso degli anni. Nel bilancio dell'esercizio 1899 alla voce "spese", si legge di un "costoso quanto indispensabile riordinamento del vecchio archivio, comprendente ben quaranta esercizi, e ridotto pur troppo nella condizione di un ammasso informe e scomposto di libri e carte, abbandonate alla mercé di tutti".(3) Oppure: in un resoconto sull'andamento dei singoli uffici indirizzato al direttore della Cassa del 3 novembre 1930 leggiamo: "Non esiste un vero e proprio ufficio e quel che è peggio non esiste l'archivio perché non merita il nome di archivio l'attuale stanza dove le pratiche vengono gettate alla rinfusa rendendone difficile e laboriosa la loro ricerca in caso di necessità".(4) Ancora: nel marzo del 1933 il consiglio delibera l'acquisto di un classificatore "Erga" che "dovrà significare l'inizio di un ordinamento organico dell'archivio col nuovo sistema, ove questo risulterà idoneo".(5) E ancora: nel 1937 il consiglio delibera l'acquisto di scaffalature metalliche ai fini di un "riordinamento completo degli archivi dell'Istituto, per una rapida e sicura ricerca, essendo ora le carte d'archivio sparse in vari ambienti senza ordine e senza metodo, ciò particolarmente in dipendenza dei cambiamenti di locali dovuti fare in questo ultimo decennio per l'ampliamento degli uffici. Anche a questa branca tanto importante dell'Istituto urge provvedere prendendo inizio dell'ordinamento dell'archivio dell'anno in corso 1937 con procedimento ordinato, regolare e continuo negli anni futuri, con riserva di procedere al riordinamento completo del materiale di archivio degli anni precedenti al 1937 con maggiore calma e secondo un piano stabile".(6)
Il presidente così si esprime in merito: "La eliminazione delle carte e registri di archivio viene fatta con criteri accurati e prudenziali, perché si elimina solamente tutto ciò che ingombra e che non serve agli effetti delle ricerche e della storia dello Istituto, osservandone pure la disposizione della legge commerciale per la conservazione degli atti anche oltre al termine minimo prescritto".(7)
Arrivando ad anni più recenti, ricordiamo un inizio di schedatura dei pezzi da parte delle suore di clausura del convento di S. Lucia nel 1994 presso le quali era stato portato l'archivio storico, successivamente trasferito a Montefalco dopo il terremoto del settembre del 1997.(8) Dispersioni documentarie sono avvenute nel tempo: di ogni raggruppamento documentario, in inventario, sono state evidenziate le lacune cronologiche.
Tra le più evidenti rileviamo la documentazione delle prime agenzie rurali, l'agenzia di Colfiorito, per la quale il terremoto del 1997 e l'allagamento del deposito di anni più recenti hanno sancito la definitiva scomparsa, il materiale del servizio di esattoria e tesoreria di Foligno preso in appalto dalla Cassa nel 1933.
(1) Durante lo svolgimento dei lavori sono stati molteplici e successivi i reperimenti, fino agli ultimi mesi.
(2) Ogniqualvolta si è trovata una segnatura originaria è stata riportata in inventario. La loro esiguità, tuttavia, non ha consentito la ricostruzione di un piano di classificazione, sia pur limitato nel tempo.
(3) Cfr. Fondo Cassa di risparmio di Foligno d'ora in poi CRF, Servizio ragioneria, Ufficio contabilità, Bilanci e rendiconti, b. 3, fasc. 36, p. 7.
(4) Cfr. CRF, Direzione, Servizio segreteria e affari generali, Ufficio segreteria generale, b. 2, fasc. 13.
(5) Cfr. CRF, Consiglio di amministrazione, Verbali delle adunanze, reg. 23, p. 399.
(6) Ibid, reg. 28, p. 239.
(7) Ibid, reg. 28, p. 346.
(8) Cfr. CRF, Consiglio di amministrazione, delibera del 30 ago. 1994, n. 30.
Contenuto: La consistenza delle unità archivistiche della sede centrale ammonta a 1530, (1246 registri e 272 buste, 6 volumi, 2 cartelle, 3 scatole, 1 disegno) relative agli anni 1857-1989.
Criteri di ordinamento:
Il criterio operativo del riordinamento ha preso le mosse dall'individuazione di un organigramma che riproponesse la struttura dei diversi uffici e l'individuazione di appartenenza delle carte a ciascuno di essi.
Naturalmente gli organigrammi in centocinquanta anni storia sono variati e la soluzione archivistica adottata fa riferimento all'organigramma del 1971(1). In alcuni casi carte più antiche sono entrate a far parte di uffici o servizi di nuova denominazione, in altri gli uffici previsti da regolamenti precedenti coesistono accanto ai nuovi.
In inventario si susseguono gli atti statutari, gli organi deliberanti (per le agenzie solo il Comitato di sorveglianza) con le rispettive produzioni documentarie, l'organo esecutivo "Direzione generale" nell'archivio della sede centrale, suddiviso in servizi corrispondenti a partizioni d'archivio (Servizio segreteria e affari generali, Servizio ragioneria, Servizio fidi e sviluppo, Servizio ispettorato generale) ognuna delle quali si suddivide in uffici corrispondenti a sottoserie che possono spingersi fino a livello di sottosottosottoserie.(2) Di fatto il fondo è stato ordinato in 9 serie, 32 sottoserie, 130 sottosottoserie e 42 sottosottosottoserie. Conclude l'inventario delle carte prodotte dalla sede centrale la serie "Fotografie, manifesti, stampe e disegni", in cui, attraverso le immagini, vengono raccontati gli avvenimenti più significativi di cui la Cassa è stata protagonista.
La banca dati dell'archivio è stata implementata utilizzando il software Sesamo 4.1. Nel caso dei fascicoli è stato segnalato, quando presente, il materiale a stampa e le fotografie. Nelle unità, ove presenti, sono stati indicati tra parentesi i precedenti e i posteriori delle pratiche rispetto alla data di risoluzione. Per i registri è stata segnalata genericamente la presenza di carte sciolte, una volta constato che il loro contenuto era attinente all'unità, la segnalazione della cartulazione o paginazione è stata data solo laddove esistente.
Quasi tutte le buste originali sono state sostituite in quanto versavano in cattivo stato. Laddove reperibili e contenenti un'intestazione significativa, sono state inserite nelle nuove buste le coste delle originarie, al fine di lasciare una memoria dell'archiviazione precedente.
Nei casi in cui si palesava un intervento di condizionatura compiuto a posteriori, al solo fine di tenere insieme fascicoli di diversa provenienza, si è attribuito il singolo fascicolo all'ufficio che lo aveva prodotto e la costa della busta originaria con la denominazione "Varie" è stata scartata.
(1) Cfr. CRF, Statuti e regolamenti, b. 3, fasc. 15.
(2) Vedi ufficio Segreteria generale, Corrispondenza.
Redazione e revisione:
Franceschini Paola, 01/07/2005, ordinamento ed inventariazione / Giovagnoli Eleonora, 01/07/2005, ordinamento ed inventariazione
