Storia archivistica: La gran parte del materiale documentario era conservata nel sottotetto del Municipio, dove si trovava collocata in parte su scaffalature inadeguate e malsicure, in parte sul pavimento sotto le falde del tetto. Una piccola quantità di materiale si trovava anche nella soffitta della Villa Comunale e circa 150 buste nella ex scuola elementare della frazione di Portovecchio, nell'ambito di un nucleo documentario costituito da materiale rinvenuto fortuitamente e risalente al periodo compreso tra il 1810 e il 1960, riordinato e inventariato nel corso del 2006, per necessità contingente, come fondo autonomo. Con la "mappatura" completa della documentazione afferente al periodo 1919 - 1945, si è proceduto al trasferimento e alla riunificazione delle carte nella più adeguata sede di Villa Martinelli, opportunamente attrezzata per il deposito, dove si sono svolte le operazioni di pulizia, riordino, condizionamento e/o ricondizionamento, inventariazione, collocazione a scaffale ed etichettatura.
Contenuto: L'archivio comunale di Portogruaro relativo al periodo 1919 - 1945 (complessivamente 527 buste e 224 registri) raccoglie la documentazione prodotta dal Comune di Portogruaro nel periodo appena ricordato e comprende:
- atti classificati secondo il titolario "Astengo" e originariamente raccolti in fascicoli annuali;
- fascicoli pluriennali (ricostruiti o meno) e registri pluriennali collocati in coda all'annualità di chiusura in fase di riordino
- registri di protocollo
- rubriche del protocollo (indici alfabetici)
- registri contabili (bilanci preventivi, giornali di cassa, mastri, conti consuntivi)
Criteri di ordinamento:
L'intervento di riordino e inventariazione dell'Archivio Storico Comunale di Portogruaro relativo al periodo 1919 - 1945 si pone in stretta continuità con il lavoro svolto negli anni '90 del Novecento sulla documentazione compresa tra il 1797 e il 1918, i cui risultati sono rappresentati dai due Inventari, consecutivi l'uno all'altro, pubblicati nella collana "Archivi non statali della Regione del Veneto - Inventari".
La documentazione da trattare è stata preliminarmente individuata utilizzando i dati raccolti nel corso del censimento generale realizzato nel 2009.
I criteri archivistici seguiti nel riordino sono sostanzialmente gli stessi dei precedenti interventi, e hanno avuto come punto di riferimento imprescindibile il modello rappresentato dal titolario di classificazione, noto come "titolario Astengo", imposto ai Comuni dalla circolare del Ministero dell'Interno n. 17100-2 del 1° marzo 1897. E' stata così ricostruita l'esatta successione di categorie, classi e fascicoli all'interno di ogni singola annualità; eventuali atti rinvenuti sciolti sono stati, per quanto possibile, ricondotti ai fascicoli di competenza o inseriti in fascicoli ricostruiti. In coda a ciascuna annualità sono stati inseriti, sempre seguendo il più strettamente possibile la successione prevista dal titolario Astengo, registri e fascicoli originariamente non facenti parte degli atti classificati e rinvenuti a parte; si tratta spesso di registri e fascicoli pluriennali, collocati, quindi, nell'anno di chiusura. Tutte le unità di conservazione sono state numerate progressivamente secondo una doppia numerazione: una generale di corda, che continua quella relativa al periodo 1897 - 1918, e una interna ad ogni singola annualità che riprende da 1 con l'iniziare di un nuovo anno. Continua dalla precedente sezione cronologica anche la numerazione dei registri di protocollo, delle rubriche e dei registri contabili, questi ultimi raccolti in buste annuali.
La pulizia è stata particolarmente accurata e impegnativa ed ha compreso anche l'eliminazione dalle carte di spilli e fermagli metallici, sostituiti, quando necessario, dalla fascicolazione con fogli bianchi. I faldoni che originariamente raccoglievano i fascicoli sono stati tutti eliminati, date le pessime condizioni di conservazione, conservandone i dorsi con le originarie segnature e ricondizionando la documentazione in apposite scatole di cartone. Anche le coperte dei fascicoli deteriorate e danneggiate sono state sostituite o inserite a loro volta in nuove cartelle.
Non sono stati inseriti in Inventario i seguenti registri che costituiscono serie auotonome e sono conservati e utilizzati presso gli uffici Anagrafe, Stato Civile e Leva:
- Registri di Stato Civile (nascita, morte, matrimoni), di cui si conserva un registro per ogni anno a partire dal 1871, senza lacune
- Registri degli atti di Cittadinanza, pluriennali a partire dal 1871, senza lacune
- Liste di leva, di cui si conserva un registro per ogni anno a partire dal 1884, senza lacune
- Ruoli matricolari, di cui si conservano registri pluriennali dalla fine del XIX secolo.
La stessa scelta è stata operata per i volumi nei quali sono raccolti i contratti originali a partire dal 1920, conservati presso l'ufficio Contratti.
Redazione e revisione:
Pavan Laura, 30/09/2012, schedatura, riordino e inventariazione
