Consistenza:
Il carteggio amministrativo schedato nel presente lavoro è stato tenuto in un luogo molto umido e anche quando il giudizio sullo stato di conservazione è "discreto" bisogna sempre considerare che tutte le carte avrebbero bisogno di essere sottoposte ad asciugatura e spolveratura.
Storia archivistica: Dalla documentazione presente presso la Soprintendenza archivistica per le Marche e presso il Comune di Cossignano si è potuto riscontrare che tra il 1967 e il 1970 è intercorso un fitto carteggio tra i due enti in merito alla tenuta dell'archivio comunale.
Difatti, la mancanza di un ordinamento e di una sede idonea alla conservazione delle carte, risalenti alla seconda metà del secolo XIV, portarono l'allora reggente della Soprintendenza archivistica a proporre il loro deposito presso l'Archivio di Stato di Ascoli Piceno.
L'archivio fu però lasciato alla custodia del Comune e nel 1973, il prof. Bandino Giacomo Zenobi a seguito di una visita ispettiva all'archivio per conto della Soprintendenza archivistica, ne redige un elenco ragionato fino al 1927 e, nella sua relazione, riferisce di un precedente ordinamento, probabilmente sul finire del sec. XIX, eseguito senza criteri archivistici.
Effettivamente secondo la relazione del vice-segretario comunale del 1956 -Giuseppe Morichetti- tra il 1911 e il 1912, l'allora segretario e il vice-segretario comunali si applicarono nella sistemazione delle carte secondo un inventario del 1777 (attualmente presente in archivio).
Nel 1988, la dott.ssa Valeria Cavalcoli, funzionario della Soprintendenza archivistica, effettua una nuova ispezione all'archivio di Cossignano e, in quell'occasione verifica ed amplia l'elenco di Zenobi e rileva che gli atti dal sec. XIX e ai primi anni '40 del sec. XX furono alienati a seguito di uno scarto abusivo avvenuto negli anni Cinquanta.
Negli anni successivi, la documentazione interessata dagli interventi Zenobi e Cavalcoli, è stata sempre conservata all'interno di un armadio di legno situato nella sala delle riunioni della Giunta e del Consiglio mentre la restante parte è stata dislocata in locali diversi, sia all'interno della sede comunale sia presso i due edifici scolastici esistenti nel Comune.
Una mappatura della documentazione al 2006 è stata curata da Barbara Perozzi, stagista del corso per Archivista conservatore organizzato dalla Provincia di Ascoli Piceno.
Nel 2010, la Soprintendenza archivistica -tramite avviso pubblico- ha provveduto ad affidare alla scrivente la schedatura informatizzata di una parte dell'archivio storico conservata presso gli edifici scolastici e, tra il 2012 e il 2013, avendo il Comune aderito al progetto "Memorie di carta" gestito dalla Provincia di Ascoli Piceno, è stato completato il lavoro di schedatura, ordinamento ed inventariazione della documentazione dal XIV secolo al 1972.
Criteri di ordinamento:
La segnatura è composta da una sigla che sta ad indicare la serie di appartenenza, ad es. PERG. per "Pergamene" e il numero dell'unità all'interno della serie
Redazione e revisione:
Forani Jessica, 30/04/2012, schedatura, inventariazione e riordino
