Storia archivistica: Il fondo è stato ispezionato per la prima volta il 30 gennaio 1995 da due funzionarie della Soprintendenza archivistica per l'Umbria in occasione del censimento degli archivi delle società di mutuo soccorso, intrapreso dal 1994. Subito ne fu evidente l'importanza, perché la quantità dei registri e delle buste e la tipologia della documentazione dimostravano l'esistenza di un fondo quasi completo: l'estremo cronologico remoto del 1862 lo fece inoltre ritenere uno tra i più antichi ed importanti archivi di società di mututo soccorso della Regione. Dopo la prima notifica del febbraio 1995 ne seguì un'altra nel 1998. Fu intanto avviato un progetto di collaborazione tra la Soprintendenza e la Società per migliorare lo stato di conservazione delle carte e rendere più fruibile la documentazione, in vista anche del centoquarantesimo anniversario della fondazione, che avrebbe avuto luogo nel 2002. La Società aveva già provveduto a ristrutturare il proprio deposito di archivio; si concordò un intervento di depoverizzazione e nel 1999 iniziò il lavoro di ordinamento ed inventariazione eseguito da due funzionarie della Soprintendenza e completato con la pubblicazione nel 2002 dell'inventario. Presso la Società sono conservati anche quadri, stampe, fotografie d'epoca, bandiere e cimeli di vario tipo, tra cui l'urna utilizzata in occasione del rinnovo della cariche sociali, e timbri non più in uso.
Sono presenti dal 1862, anno di istituzione della Società, soltanto le matricole dei soci, i registri dei sussidi, i resoconti e i giornali generali di cassa. La mancanza di verbali, registri di protocollo e carteggio contabile e amministrativo per i primi quattro anni di attività della Società e per il 1867 si può spiegare con una manomissione o dispersione della documentazione. Quasi tutte le serie si chiudono al 1989, data fino alla quale la documentazione è stata raccolta in modo regolare. A partire dal 1990 la Società ha continuato a produrre le carte necessarie per il suo funzionamento, che sono conservate nell'attuale ufficio amministrativo: si tratta di documentazione in uso, esclusa dall'intervento di ordinamento.
Contenuto: Il fondo della Società operaia di mutuo soccorso di Todi ha come estremi cronologici 1862-1989 e, tenendo conto del condizionamento del materiale, si compone di 388 pezzi, di cui 276 registri, 111 buste ed una cassetta - schedario; le unità archivistiche (fascicoli e registri) schedate sono 425.
Criteri di ordinamento:
L'archivio si articola in 13 serie: Statuti e regolamenti (1872 - 1962), Verbali degli organi sociali (1866 - 1989), Protocolli della corrispondenza (1875 - 1952), Carteggio amministrativo della divisione I: Amministrazione generale (1866 - 1989), Carteggio amministrativo della divisione II: Cooperativa di consumo (1908 - 1945), Soci (1862 - 1984), Atti contabili relativi all'Amministrazione generale (1862 - 1989), Atti contabili relativi alla Cooperativa consumo (1909 - 1944), Macellerie (1874 - 1876), Magazzino granaglie ed olio (1874 - 1909), Rivendita del vino (1890 - 1897), Biblioteca popolare circolante (1910 - 1924), Attività a favore del fondo vecchiaia (s.d.).
La sistemazione generale delle serie in inventario è stata fatta in base ai criteri già adottati nei riordinamenti di fondi analoghi: agli statuti e regolamenti, che stabiliscono le norme di funzionamento dell'organismo produttore, seguono i verbali del-le riunioni degli organi decisionali, poi i protocolli e la corrispondenza, la documentazione relativa alla gestione dei soci e della contabilità, le carte prodotte nel corso delle attività collate-rali svolte dall'associazione, come le varie aziende economiche e la Biblioteca circolante ed, infine, la miscellanea e le opere a stampa. Il carteggio e gli atti contabili prodotti dalla Cooperativa di consumo sono stati inseriti in inventario immediatamente dopo il carteggio e gli atti contabili dell'Amministrazione generale, perché organizzati in origine come divisione I e II della Società; ciò nonostante si tratti di documentazione omogenea per tipolo-gia a quella delle altre attività economico-commerciali svolte dall'Associazione e ad esse cronologicamente successiva.
Alcune serie sono state suddivise in sottoserie, per poter illustrare in modo dettagliato il livello di attività dell'ente pro-duttore e per favorire la consultazione della documentazione. La numerazione dei pezzi è progressiva all'interno di ciascuna serie e sottoserie; fanno eccezione le serie Atti contabili relativi alla Cooperativa di consumo, Macellerie, Magazzino granaglie ed olio, Rivendita del vino le cui sottoserie sono state numerate progressivamente, poiché tali strutture non sono più funzionanti. L'intestazione di buste, fascicoli e registri è scritta tra virgolette quando viene riportata integralmente.
Va evidenziato che le serie Verbali degli organi sociali e Carteggio amministrativo della divisione I: Amministrazione generale iniziano soltanto dal 1866, come pure la sottoserie Carteggio contabile della serie Atti contabili relativi all'Amministrazione generale dal 1865. Gli Statuti e regolamen-ti e i Protocolli della corrispondenza presentano numerose lacune cronologiche. Conserviamo dal 1862 soltanto le matricole dei soci, i registri dei sussidi, i resoconti e i giornali generali di cas-sa. La mancanza di verbali, registri di protocollo e carteggio contabile ed amministrativo per i primi quattro anni di attività della Società, dal 1962 al 1965 e per l'anno 1867, può essere il risultato di una dispersione di questa documentazione o, proba-bilmente, di una vera e propria mancanza, dovuta ad un iniziale rodaggio organizzativo dell'Associazione.
Quasi tutte le serie si chiudono al 1989, data fino alla quale la documentazione è stata raccolta in modo regolare. A partire dal 1990 la Società ha continuato a produrre le carte necessarie per il suo funzionamento che sono archiviate e conser-vate nell'attuale ufficio amministrativo. Si tratta di un piccolo archivio ancora in uso che è stato, pertanto, escluso dall'intervento di riordinamento. L'ordine delle carte, frutto della sedimentazione verificatasi nel tempo, ha suggerito di effet-tuare tale scelta, intervenendo così sull'archivio storico e gran parte di quello di deposito.
Notizie di intervento:
Riordinamento e inventariazione 1999-2002.
Nel 1999 iniziò il lavoro di ordinamento ed inventariazione eseguito da due funzionarie della Soprintendenza e completato con la pubblicazione nel 2002 dell'inventario.
Redazione e revisione:
Fabiani Anna Angelica, 01/01/2002, Riordinamento e inventariazione / Santolamazza Rossella, 01/01/2002, Riordinamento e inventariazione / Iodice Michele, 31/05/2010, Riversamento in Sesamo 4.1.
