Storia archivistica: Con il motu proprio del granduca Ferdinando III dell'8 febbraio 1816 Monte S. Maria Tiberina divenne comune autonomo.
La sede primaria dell'archivio comunale fu Lippiano che al momento della creazione del Comune venne scelto quale sede della nuova amministrazione. Tale scelta divenne causa di innumerevoli contrasti, che perdurarono nel tempo, fra i comuni di Lippiano e di Monte S. Maria Tiberina. La diatriba ebbe termine il 18 luglio 1944 con il trasferimento definitivo degli uffici comunali a Monte S. Maria Tiberina, dove ancor oggi ha sede l'amministrazione comunale.
In anni recenti a causa di lavori di restauro alla sede comunale il fondo venne trasportato in alcuni locali situati in frazione Gioiello, per essere succesivamente riportato nella attuale sede del comune, e sistemato in due locali completamente restaurati al piano terreno dell'edificio.
Il fondo è stato compreso nell'intervento di riordinamento ed inventariazione degli archivi di pertinenza del Comune di Monte Santa Maria Tiberina finanziato dalla Regione Umbria negli anni 2003 - 2004.
Contenuto: Il fondo si compone di regolamenti, atti degli organi deliberanti, carteggio e per la maggior parte di atti riferibili alla gestione contabile comunale.
Va precisato che alcuni atti relativi all'ufficio del Giudice conciliatore quali gli elenchi degli eleggibili all'ufficio di conciliazione ed altro carteggio, sono reperibili all'interno della categoria VII del carteggio generale.
Lo stato di conservazione dei documenti si può considerare in gran parte buono, poche unità hanno subito danni dovuti soprattutto all'umidità, oltre alla presenza di parassiti e roditori.
Criteri di ordinamento:
La documentazione nel corso degli anni è stata fatta oggetto di diversi interventi di scarto e di riordino spesso dietro solleciti da parte della Sovrintendenza archivistica, ed affidati di volta in volta ad impiegati comunali che si prestavano a svolgere questo compito. Notizie relative a questi interventi di riordino del fondo le troviamo nei verbali della giunta.
Nel corso dell'intervento più recente la documentazione del carteggio amministrativo era stata organizzata in buste all'interno delle quali i fascicoli di carteggio erano stati raggruppati per categoria, e non annualmente: quindi ogni busta conteneva più annate di carteggio della medesima categoria. Inoltre non era stata operata alcuna distinzione relativamente ai due diversi titolari in base ai quali la documentazione era stata organizzata nel corso degli anni, ma tutto il carteggio era stato ricondotto alle quindici categorie del titolario Astengo entrato in vigore nel 1897, ma in realtà applicato, peraltro in maniera molto approssimativa, a partire dal 1918. Fino a tale data il carteggio era stato organizzato in base ad un vecchio titolario diviso in tredici titoli suddivisi in un numero variabile di fascicoli, titolario che è stato possibile ricostruire grazie alle camicie dei fascicoli originali conservate in gran parte.
Va precisato che in questo intervento si è preferito riorganizzare il carteggio su base annuale individuando, per quanto riguarda il titolario pre Astengo, due partizioni: una comprendente il carteggio degli anni 1860-1874, in cui i documenti sono organizzati per categorie ed essendo tale impostazione frutto di un intervento di riordino successivo a tali date, non si è ritenuto opportuno smembrare i fascicoli.
A partire dal 1874 è stato possibile riordinare il carteggio su base annuale. Come precedentemente detto tale titolario è stato utilizzato fino al 1917; dal 1918 presumibilmente si comincia ad organizzare la documentazione utilizzando il titolario Astengo. Inoltre, nel riorganizzare il carteggio si è tenuto conto delle indicazioni presenti sulle camicie originali dei fascicoli dato che nella la maggior parte dei casi le carte non portano tracce di classificazione, ma semplicemente un numero progressivo; stessa caratteristica è stata riscontrata nei registri di protocollo dove spesso non è annotata alcun tipo classificazione delle carte ricevute o spedite dal Comune.
Redazione e revisione:
Minaglia Andreina, 01/01/2002, riordino e inventariazione