Storia archivistica: I primi dati sull'archivio sono stati rilevati nel corso delle visite ispettive effettuate presso la sede dell'allora Fondazione Umbria Jazz a Perugia dalla funzionaria della Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Umbria Simonetta Laudenzi, per la predisposizione del provvedimento di dichiarazione di interesse storico particolarmente importante dell'archivio, emesso il 24 settembre 2021. Successivamente, il 21 aprile 2022, al fine di poter trasferire temporaneamente la documentazione presso la Soprintendenza, per avviare l' intervento di ordinamento ed inventariazione dell'archivio, è stato effettuato un ulteriore sopralluogo, che ha portato all'aggiornamento dei dati precedentemente rilevati in merito alla consistenza del fondo. Il complesso si è inoltre arricchito del materiale iconografico costituito dalle fotografie scattate durante i concerti, non comprese nel primo censimento. Contestualmente la Fondazione ha provveduto a eseguire le operazioni di scarto di 231 buste contenenti fatture e altre scritture contabili per le quali erano scaduti i termini di conservazione. L'intervento di ordinamento e inventariazione, affidato all'archivista Giovanna Robustelli, assegnata per gli anni 2022 - 2023 dalla Direzione generale archivi alla Soprintendenza umbra, è stato realizzato in vista della celebrazione del cinquantesimo anniversario di Umbria Jazz.
Contenuto: Il fondo è strutturato in dieci serie che individuano gruppi documentari omogenei prodotti nello svolgimento delle specifiche attività della Fondazione. Le serie, tranne "Songs List", sono ulteriormente suddivise in sottoserie. Eccetto la "Corrispondenza", " Contratti. Sponsor e fornitori " ed "Eventi e festival collaterali" per le restanti serie sono state create sottoserie dedicate ai diversi festival promossi; Umbria Jazz a Perugia, Umbria Jazz Winter a Orvieto, Gospel & Soul Easter Festival Terni. Questa scelta è stata fatta in fase di ordinamento seguendo sia le indicazioni suggerite dalla stratificazione delle carte che l'obiettivo di creare uno strumento di ricerca che restituisse, già a un primo sguardo, le rassegne musicali prodotte e i loro luoghi, facilitando poi la ricerca in archivio. Particolarmente ricco è il materiale iconografico, costituito in primo luogo dalla raccolta completa dei manifesti di Umbria Jazz di Perugia e Orvieto, conservati in originale e riprodotti digitalmente per la pubblicazione nel sito ufficiale della Fondazione, ma anche da book, programmi e fotografie realizzate durante le esibizioni degli artisti. Molto interessante risulta la raccolta degli articoli apparsi sui giornali locali e nazionali descritta nella serie "Rassegna stampa", sebbene la documentazione giunta in archivio copra solo gli anni a partire dal 1993 al 2001. Particolarmente corposa la documentazione prodotta per la stipula dei contratti con gli sponsor e i fornitori mentre, relativamente ai contratti degli artisti, sono stati rinvenuti solo quelli per gli anni 2004 (Umbria Jazz Winter) e 2005 (Umbria Jazz Perugia), descritti all'interno della serie "Organizzazione". L'inventario che si presenta dà conto della consistenza e della natura dell'archivio cartaceo ma la Fondazione conserva in memorie esterne anche materiale digitalizzato o nato digitale. Si tratta in particolare di: Statuto e atto costitutivo della Fondazione, documenti relativi a incarichi al personale e bilanci a partire dal 2015, pubblicati anche sul sito istituzionale nella sezione “Amministrazione trasparente”; Videocassette e un cofanetto di dvd con interviste ad artisti, organizzatori e promotori culturali, 1985 - 2019; Registrazioni audio dei concerti a partire dalle prime edizioni presso i Giardini del Frontone e successivamente al Teatro Morlacchi, con originali in formato DAT poi riversati in una memoria esterna (cosiddetta "Memoria sonora"). Essendo il soggetto produttore ancora in attività il fondo è da considerarsi "aperto", vale a dire soggetto ad implementazione, per questo motivo, e per agevolare l'acquisizione di nuova documentazione, la numerazione dei fascicoli e delle buste nelle quali sono condizionati riparte da 1 per ciascuna serie e sottoserie, ad esclusione della serie "Contratti. Sponsor e fornitori" le cui sottoserie sono state individuate secondo il criterio esclusivamente cronologico e non per rassegne.I titoli originali dei fascicoli sono riportati tra virgolette.
