Negli anni 1985-1989 l'archivio del Consorzio del bergamotto è stato oggetto della Soprintedenza archivistica per la Calabria di un progetto di riordinamento da configurarsi, tra l'altro, per il precario stato di conservazione del complesso documentario, come un urgente intervento di tutela, prima che ulteriori fattori di degrado ne compromettessero l'integrità.
L'archivio conservato nella sede del Consorzio è costituito da 1.241 pezzi (buste, registri e pacchi) i cui estremi vanno dal 1936 al 1977.
La scelta di esaminare la documentazione fino al 1977, è da ricondurre ad una serie di fattori che sono andati precisandosi nel corso dell'intervento e sono così riassumibili:
1- il passaggio della competenza normativa sull'ammasso obbligatorio nell'ambito dell'autonomia regionale;
2- gli importanti cambiamenti istituzionali che sono avvenuti nell'ente, nell'arco di tempo preso in cosiderazione;
3- il carattere storico della documentazione anteriore al 1977, non più utile all'ordinaria amministrazione;
4- la necessità di tracciare un profilo quanto più possibile completo dell'evoluzione organizzativa e strutturale dell'ente.
Appare evidente dalla lettura dell'Inventario che in alcuni casi (delibere, libri mastri e carteggio relativo alla vendita di essenza) gli estremi cronologici si estendono al 1986 e ciò si deve ricondurre alla necessità di mantenere integra la continuità degli affari che avevano avuto inizio nel 1977 o in epoca anteriore e non si erano conclusi a quella data.
Contenuto: Sono due le attività dell'ente in cui è stato suddiviso l'inventario: la gestione amministrativa e le gestione finanziaria.
La gestione amministrativa, espressione di tutte le attività di carattere generale esercitate dall'ente per realizzare i propri fini istituzionali, comprende l'insieme degli interventi, finalizzati al miglioramento e alla difesa della coltivazione, al perfezionamento dei processi tecnologici che riguardano la lavorazione dei frutti e alla vendita dell'essenza attraverso un'adeguata organizzazione commerciale.
È suddivisa in gestione amministrativa generale che comprende tutto il materiale documentario relativo all'attività legislativa ed istituzionale dell'ente), gestione tecnico-economica che comprende il materiale tecnico-amministrativo inerente l'attività del Magazzino Generale, poi Fabbrica, e l'attività dell'essenza conferita e degli altri sottoprodotti del Bergamotto, e infine i rapporti con enti e ditte che raccoglie il carteggio con i vari Enti Pubblici, con le ditte fornitrici (di materiale per la produzione e il funzioanmento del Magazzino generale, poi Fabbrica), con le ditte import-export e con le ditte acquirenti (per esempio ditte profumiere, Coty, Dior).
La gestione finanziaria comprende tutte le operazioni contabili in grado di assicurare il controllo sull'andamento della gestione, di fornire elementi necessari alla compilazione dei bilanci (preventivi e consuntivi), all'amministrazione del personale ed ai rapporti creditizi con gli istituti bancari.
Criteri di ordinamento:
Al momento dell'intervento la situazione che si presentava ai funzionari della Soprintendenza era particolarmente critica. La quasi totalità della documentazione d'archivio giaceva ammucchiata in uno stato di notevole confusione nel seminterrato della sede del Consorzio.
Si riscontrava, inoltre, un'estrema frammentazione dell'archivio, in fascicoli spesso privi della segnatura archivistica originaria, e la mancanza di un sistema di classificazione ad eccezione della serie Gestione essenza conferita-rapporti con enti e ditte, che seguiva un ordina strettamente alfabetico, mentenuto poi nel corso del riordinamento.
Dopo una ricognizione esplorativa della documentazione, risultava che i documenti, prodotti apparentemente da organi diversi, in realtà dovevano essere ricondotti ad un unico ente gestore dell'essenza del bergamotto, che nel corso della sua storia aveva subito le modifiche istituzionali, configurandosi dapprima quale Consorzio provinciale dell'agrumicultura-Sezione bergamotto, per diventare nel 1946, Consorzio del bergamotto.
Per cogliere però la continuità storica e l'omogeneità tipologia di tutta la documentazione è stato necessario partire dalla storia dell'ente, o meglio conoscerne le trasformazioni e le evoluzioni istituzionali, l'organizzazione interna, le finalità, i modi in cui di fatto operava, l'ordinamento regolante il conferimento dell'essenza e i condizionamenti politici, sociali ed economici che subiva.
Nonostante le molte difficoltà, è stato possibile individuare un quadro, alquanto articolato e diversificato, delle serie archivistiche prodotte dall'ente in rapporto alle proprie funzioni e si è cercato perciò di seguire l'ordinamento per attività interne al Consorzio.
Dopo una lunga e laboriosa opera di riordinamento si è delineata una struttura dell'archivio per settori funzionali.
Nell'ambito di ogni settore le carte sono state ordinate e riunite per serie e sottoserie, rispettandone la successione cronologica.
L'inventario, redatto nel 1989, riproduce questa complessa struttura del fondo, offrendo una precisa visione dei due rami di attività dell'ente detti gestioni: gestione amministrativa e gestione finanziaria.
