Storia archivistica: Un primo intervento di ordinamento nell'archivio della Deputazione fu operato con molta probabilità, dal segretario Oscar Scalvanti. Sebbene, infatti, non si abbia indicazione esplicita di tale attività, è riconoscibile la mano del suddetto nella compilazione dei repertori d'archivio e, soprattutto, nelle coperte dei fascicoli che presentano segnature alfabetiche a matita rossa e blu. Verosimilmente, il segretario Scalvanti impostò la conservazione delle carte sia precedenti che successive alla sua permanenza nell'istituto, vale a dire che ordinò l'intera documentazione, a partire dalle origini della Società storica umbra e anche le carte relative alla Commissione araldica umbra; inoltre, disponendo la documentazione in buste del carteggio e della contabilità per anno solare, condizionò le modalità di archiviazione per gli anni successivi.
Un altro intervento, di cui si rinviene traccia, risale agli anni Cinquanta, quando assume la carica di segretaria della Deputazione la professoressa Paola Pimpinelli. La suddetta intervenne soprattutto nel carteggio, archiviando la documentazione nelle buste per anno solare e per fascicoli intestati in base all'argomento (l'oggetto delle carte). Con il tempo, tra la fine degli anni Settanta e gli inizi degli Ottanta, tali intitolazioni dei fascicoli vennero standardizzandosi, comparendo voci generalmente uguali per i vari anni, per esempio "Soci; Consiglio; Ministero; Tipografia, etc.".
Nell'ottobre 1995, come annota Paola Pimpinelli nella sua storia della Deputazione "Bollettino" (XCIII) 1996 (p. 13, n. 18), la Soprintendenza archivistica per l'Umbria fece una prima ricognizione della documentazione costituente l'archivio, rilevando l'interesse storico del materiale e redigendo in quell'occasione un 'inventario sommario' dei pezzi.
Di recente è stato istituito un titolario per l'archiviazione del carteggio amministrativo, da adottarsi accanto al numero di protocollo (unico riferimento fino a quel momento utilizzato). Alla redazione del titolario hanno lavorato la dott.ssa Laura Marconi e il vicepresidente Mario Roncetti; la sua applicazione è stata fatta a partire dal gennaio 2002.
Nel settembre 2005 sono iniziati i lavori di riordinamento e inventariazione dell'archivio della Deputazione: la Soprintendenza archivistica ha assegnato tale compito a Laura Marconi. La revisione dell'inventario è stata effettuata da Rossella Santolamazza, funzionario della Soprintendenza.
Il fondo, che è stato sempre conservato nella sede della Deputazione, nonostante i vari spostamenti, è apparso in buone condizioni, tanto che le carte non mostrano particolari lacune, se non per gli anni Sessanta.
Contenuto: Il fondo si compone di 507 unità di cui 108 registri, 277 buste, 7 fascicoli, 6 quaderni, 19 unità documentarie, e 90 fascicoli descritti in Sesamo come sottounità, per un periodo che va dal 1894 al 2001.
L'archivio si compone di atti regolamentari e statuti, verbali dell'attività degli organi decisionali, carteggio e documentazione relativa ai soci e alla biblioteca, contributi, articoli e ricerche inviate all'Ente per essere pubblicati nella rivista "Bollettino" o in una delle sue collane, documentazione contabile. Alla luce del materiale qui schedato si può affermare che quasi tutto il materiale prodotto è stato conservato a parte le lacune per gli anni 1908 - 1921 e di seguito dal 1929 al 1956 per la serie Verbali delle assemblee generali; quella dal 1929 al 1955 per la serie Verbali del consiglio; nonché quella dal 1919 al 1954 nella serie Atti contabili.
Occorre precisare che la documentazione che va dal settembre 1894 ai primi mesi del 1896, è stata prodotta dalla Società umbra di storia patria. E' soltanto a partire dal 7 dicembre 1896 che, per la prima volta, nei registri di protocollo, si trova l'indicazione Regia deputazione. Nell'archivio, inoltre, sono conservate le carte relative al Centro di documentazione del movimento dei disciplinati, sia del periodo in cui la sua attività si svolgeva all'interno della Deputazione, dal 1963 al 1975, che degli anni in cui ebbe vita autonoma, dal 1975 al 1995. Ciononostante si è ritenuto opportuno non costituire fondi separati a causa della continuità nella documentazione di alcune serie, in particolare quelle costituite dai registri, nel caso della Società umbra di storia patria (cfr. i verbali delle assemblee generali e i protocolli della corrispondenza) e dal carteggio amministrativo per il Centro di documentazione.
Criteri di ordinamento:
Il fondo si articola in 14 serie e 2 sottoserie; l'ordine delle serie è stato dato in base alla loro tipologia. L'intervento di riordinamento ha comportato l'individuazione delle serie e l'ordinamento del materiale secondo la successione cronologica dei registri e dei fascicoli. Data la mole di materiale e il tempo a disposizione, per la serie Carteggio amministrativo si è stabilito di considerare la busta come unità archivistica e non il fascicolo. Per la serie Attività scientifica invece il fascicolo è stato descritto come sottounità dell'unità madre, la busta. Le carte sono state altresì ricondotte ai fascicoli originari e, quando necessario, sono stati creati appositi fascicoli. Nelle schede unità si ha una descrizione dettagliata del contenuto. La numerazione è a corda all'interno di ogni serie.
Redazione e revisione:
Marconi Laura, 01/09/2005, ordinamento e inventariazione
Bibliografia:
Cecchini Giovanni, "La Deputazione di storia patria per l'Umbria"
Pimpinelli Paola, "La Deputazione di storia patria per l'Umbria. Cronaca di cento anni"
