Contenuto: La serie rappresenta la parte più consistente della documentazione dell'ufficio economato.
Le note riassuntive di spesa sono suddivise per anno e comprendono le seguenti voci:
- Acquisti di laboratorio: la documentazione è costituita dal carteggio relativo a proposte di acquisto e manutenzione dell'attrezzatura esistente, copie di delibere, estratti del bilancio. Inoltre, vi si trovano i rendiconti per l'acquisto dei generi legati alla somministrazione di medicinali ai pazienti e per l'acquisto delle attrezzature per il funzionamento dei laboratori di analisi, per esami strumentali e per l'applicazione delle terapie di elettroshock.
- Acquisti mobili e stoviglie: la documentazione è inerente all'acquisto di beni mobili in generale, attrezzature per la cucina e arredi per le stanze; è organizzata in fascicoli che comprendono oltre alle note riassuntive di spesa redatte dall'economo e trasmesse in Provincia perchè si provveda al saldo della fattura o al rimborso dell'uscita di cassa, materiale pubblicitario per i beni da acquistare.
- Distinte generi alimentari: la documentazione è costituita dalle note di spesa relative alla fornitura dei generi alimentari. Le note spese riportano il nome del fornitore, la quantità di beni ordinati e la somma dovuta. A volte si trovano allegate le fatture, il carteggio con la Provincia ed i fornitori ed eventuali analisi chimiche dei prodotti.
- Eventuali: la documentazione comprende note riassuntive relative alle spese impreviste ed eventuali.
- Guardaroba: la documentazione è costituita da note riassuntive di spesa per la fornitura di tessuti per vestiario (tenute dei ricoverati e divise del personale), biancheria (lenzuola, materassi, cuscini, coperte), calzature (sia dei ricoverati, sia del personale) e per la fornitura di altri tessuti speciali atti al confezionamento di fasce di contenimento e corpetti. Generalmente a queste note sono allegate le copie di deliberazioni dell'Amministrazione competente, a volte il materiale illustrativo dei prodotti e i campioni di tessuto, le relazioni dell'economo di supporto alla gara d'appalto, gli elenchi del personale, gli elenchi e gli inventari del materiale già presente in guardaroba, il carteggio e gli elenchi mensili delle operazioni di scarto del guardaroba per eliminazione di indumenti e tessuti deteriorati.
- Lavanderia: la documentazione è costituita da note riassuntive di spesa per l'acquisto di prodotti e sostanze chimiche per la detersione: lisciva, detersivi, saponi, sale per il depuratore, idrato di potassio e soda. A queste sono generalmente allegati il carteggio per le gare d'appalto di fornitura, le relazioni dell'economo per le verifiche della qualità dei prodotti e le pratiche relative all'assicurazione sugli infortuni per il personale della lavanderia.
- Manutenzione: la documentazione è costituita da note riassuntive di spesa per la manutenzione dei locali e dei beni mobili. Inoltre vi si trova materiale informativo a stampa dei beni proposti per l'acquisto.
- Medicinali: la documentazione è costituita da note riassuntive di spesa per l'acquisto di medicinali da somministrare ai pazienti.
- Orto e giardino: la documentazione è costituita da note riassuntive di spesa relative alla gestione e allo sfruttamento delle aree verdi e agricole di pertinenza dell'Ospedale Psichiatrico.
- Palazzo ex Ducale: la documentazione è costituita da note riassuntive di spesa relative alla gestione e manutenzione delle strutture del Palazzo ex Ducale di Colorno e della Chiesa di San Liborio.
- Riscaldamento e illuminazione: la documentazione è costituita dalle note riassuntive di spesa per la fornitura del combustibile per il riscaldamento degli ambienti e il funzionamento della lavanderia, della cucina e dei bagni e da quelle per la fornitura di energia elettrica e materiale elettrico vario. Sono inoltre comprese le spese relative alla manutenzione elettrica dei macchinari.
- Servizi diversi: la documentazione è costituita da note riassuntive di spesa relative all'acquisto di generi di consumo sia per i degenti sia per il funzionamento dei servizi dell'Ospedale Psichiatrico.
- Spese d'ufficio e indennità: la documentazione è costituita da note riassuntive relative alle spese di funzionamento e gestione degli uffici; agli anticipi di cassa effettuati dall'economo per le indennità agli ammalati in custodia familiare e per le tasse comunali generiche e dalle copie dei riassunti delle indennità per trasferte inviate in originale all'Amministrazione provinciale.
- Vitto: la documentazione è costituita da note riassuntive di spesa relative all'acquisto di generi alimentari da somministrare sia ai ricoverati, sia al personale. Sono compresi inoltre i capitolati speciali d'appalto per le forniture dei generi alimentari, i prospetti dei prezzi delle merci al mercato generale e il carteggio con le ditte fornitrici.
