Storia archivistica: In esecuzione alla deliberazione della Congregazione di Carità in data 6 aprile 1922, con rogito del regio notaio dr. Costanzi Luigi del 2 agosto 1922, registrato in Arcevia il 26 agosto dello stesso anno, la Congregazione acquista la farmacia di proprietà del dr. Gisleno Mannucci, che passa in piena proprietà dell'Ente con la denominazione di "Farmacia della Congregazione di Carità".
Ha per scopo la vendita dei medicinali al pubblico ed agli Istituti dipendenti e non dipendenti, ai Comuni, Enti morali, Amministrazioni pubbliche che lo richiedono.
L'esercizio della Farmacia costituisce una gestione speciale tenuta in economia dalla Congregazione di Carità (poi dall'E.C.A.) e la cui contabilità finale sarà inserita in quella dell'Amministrazione Centrale della Congregazione al tit. 3 del bilancio - Contabilità speciali.
La Presidenza della Congregazione esercita il controllo e la vigilanza generale su tutto l'Azienda; a tale scopo può delegare un membro del Comitato dei Patroni. Gli uffici di Segreteria e di Ragioneria della Congregazione esercitano il controllo sulle contabilità, organizzazione tecnica-amministrativa e commerciale dell'azienda.
Al principio della gestione viene compilato un inventario generale dei beni mobili ed immobili costituente il capitale fisso dell'azienda. Tale inventario deve essere rinnovato ogni decennio. L'inventario compilato viene comunicato ai singoli consegnatari dei beni e firmato per consegna. Ogni anno, entro il mese di gennaio, viene eseguito un esatto inventario di tutti i medicinali, oggetti, accessori non compresi nell'inventario di consistenza suddetto. Gli inventari vengono compilati dal personale della Farmacia, a cura e sotto il controllo dell'ufficio ragioneria dell'Amministrazione centrale della Congregazione.
Il bilancio di previsione della speciale azienda Farmacia fa parte di quello della Congregazione di Carità - Amministrazione centrale, in cui viene inserito al tit. 3 "Contabilità speciali".
La contabilità speciale economico-patrimoniale e il collegamento con le scritture finanziarie generali viene fatto dall'ufficio di ragioneria della Congregazione.
Il movimento giornaliero viene desunto da un apposito giornale di cassa tenuto dalla Farmacia e in cui devono essere annotate cronologicamente e partita per partita tutte le vendite e i movimenti di materiale avvenuti nel giorno, distinti quelli a contanti da quelli a crediti. Il Direttore deve curare l'esatta e regolare tenuta del detto giornale di cassa e la diligente conservazione delle ricette dei medicinali forniti a credito.
Mensilmente deve essere inviato alla Presidenza della Congregazione un prospetto indicante sinteticamente il movimento commerciale della gestione speciale e lo stato di cassa.
Il rendiconto economico finanziario dell'Azienda verrà inserito nel conto finanziario della Congregazione - Amministrazione centrale.
Soppressa la Congregazione di Carità la Farmacia passa in piena proprietà agli Istituti Riuniti di Beneficenza con la denominazione e ditta commerciale di "Farmacia degli Istituti riuniti di Beneficenza di Arcevia". Il regolamento rimane invariato. (1)
NOTE
(1) IRB, Carteggio amministrativo, Anno 1940, Tit. I art. 3.
Contenuto: La Farmacia della Congregazione si compone delle seguenti 9 serie: Ricettari medici, Copialettere, Inventari dei prodotti farmaceutici, Registri dei crediti, Registri delle fatture, Registri di cassa, Registri degli incassi, Partitari dei debitori, Giornali mastri.
