Contenuto: Le cartelle cliniche dei ricoverati rappresentano la documentazione sanitaria più significativa e consistente.
Nel primo statuto del 1871 all'art. 5 del Regolamento disciplinare, a riguardo del "Del medico direttore" si dispose che "la parte curativa e clinica sarà l'oggetto più importante delle sue occupazioni e la dovrà esaurire col maggior metodo e con la più scrupolosa indagine. Egli perciò dovrà essere appieno informato di tutto quel che concerne l'istoria de' suoi malati, ed un libro apposito o repertorio clinico lo sussidierà per notarvi eziandio quanto di più rilevante ed essenziale cada sotto la sua osservazione". Anche la legge italiana, nel Regolamento per l'esecuzione della legge 14 febbraio 1904, n. 36, prescriveva che fosse tenuto "un fascicolo personale per ciascun ricoverato, nel quale debbono essere conservati i documenti relativi all'ammissione, i provvedimenti, le comunicazioni e la corrispondenza dell'autorità giudiziaria, di quella amministrativa e della famiglia, la diagnosi e il riassunto mensile delle condizioni dell'alienato".
La serie contiene tutte le cartelle cliniche (10.935) dei ricoverati nell'Ospedale psichiatrico raccolte in 298 buste, ordinate e inventariate dall'inizio dell'attività dell'Istituto maceratese, 1871, fino alla sua definitiva chiusura nel 1998. E' stato scelto di mantenere all'interno della stessa partzione anche le cartelle cliniche relative al Centro riabilitativo e assistenziale sanitario (CRAS) attivo a partire dal gennaio 1981 in ottemperanza alla legge n.180/78 in quanto i ricoverati trasferiti nella struttura a carattere temporaneo e non ospedaliero erano quelli presenti all'interno dell'Ospedale psichiatrico (la succitata legge vietava infatti nuovi ricoveri all'interno di queste strutture, create per assicurare l'assistenza a quei ricoverati che per condizioni sanitarie o economiche non potessero essere destinati alle loro residenze originarie o ospitati all'interno delle strutture extra-ospedaliere previste dal Servizio psichiatrico provinciale e attivate a partire dal 1981).
Alcune cartelle cliniche si riferiscono per la data di ammissione al proto manicomio, istituito dalla Delegazione apostolica presso la cereria dei fratelli Romani nel quartiere della "Cocolla" e attivo dal 1826 fino all'inaugurazione della nuova istituzione manicomiale presso il colle di Santa Croce nel 1871. I ricoverati in questione furono infatti trasferiti e ricoverati nella nuova sede e da questa dimessi (oppure deceduti) successivamente al 1871.
I fascicoli, ognuno corrispondente ad un ricoverato, sono ordinati alfabeticamente, distinti nei due reparti uomini e donne e divisi secondo l'esito della pratica in dimessi e deceduti. Sono organizzati per periodo cronologico di chiusura della pratica. Queste scansioni temporali vennero individuate durante il precedente lavoro di riordino effettuato intorno alla metà degli anni '90 dalla segreteria del CRAS e corrispondono approssimativamente alla tipologia della cartella clinica e ad un numero omogeneo di unità per ogni arco temporale. Il fondo delle cartelle cliniche si costituisce quindi di 4 serie (uomini deceduti, uomini dimessi, donne decedute e donne dimesse) articolate in ulteriori sottoserie, sulla base degli anni di riferimento. Le unità sono ordinate alfabeticamente all'interno delle sottoserie.
Per gli uomini deceduti sono state individuate 8 sottoserie (1853-1894, 1895-1920, 1921-1944, 1945-1960, 1961-1970, 1971-1980, 1981-1990, 1991-1998).
Per gli uomini dimessi 9 sottoserie (1853-1894, 1895-1920, 1921-1944, 1945-1960, 1961-1970, 1971-1975, 1976-1978, 1979-1980, 1981-1998).
Per le donne decedute 8 sottoserie (1853-1894, 1895-1920, 1921-1944, 1945-1960, 1961-1970, 1971-1975, 1976-1980, 1981-1990, 1991-1998).
Per le donne dimesse 9 sottoserie (1853-1894, 1895-1920, 1921-1944, 1945-1960, 1961-1970, 1971-1975, 1976-1968, 1979-1980, 1981-1998).
Una serie a parte è costituita dalle cartelle cliniche della Sezione neurologica - inaugurata a partire dall'ottobre del 1949 sotto la direzione del dott. Luigi Balietti - suddivisa tra ricoverati uomini e ricoverate donne.
L'archivio è dotato di uno schedario, aggiornato fino alla chiusura del CRAS nel 1998 che si trova tuttora all'interno di un armadio metallico, diviso tra uomini e donne e ordinato alfabeticamente. Per quanto riguarda i ricoveri della sezione neurologica le relative schede sono state stampate su cartone rosso per differenziarle da quelle della sezione psichiatrica e ordinate separatamente. Venne probabilmente realizzato attorno agli anni '50 o '60 e tutte le schede sono trascritte a macchina e aggiornate fino al 1998.
Nel caso non raro di più ricoveri di un malato, non si apriva una nuova pratica, ma si recuperava ed aggiornava la vecchia pratica che veniva poi collocata in corrispondenza dell'anno dell'ultima dimissione.
Un fascicolo può contenere anche più di una cartella clinica ed ognuna di queste può essere relativa ad uno o più ricoveri. Sul primo foglio dell'incartamento (caratteristica rimasta immutata per tutte le tipologie di cartelle cliniche che si sono succedute nell'arco di più di un secolo) insieme ai dati anagrafici venivano annotate le date relative a tutte le ammissioni e dimissioni. Tali fascicoli contenevano documentazione amministrativa, sanitaria, personale (lettere, cartoline, fotografie). Varie tipologie di cartelle si sono succedute nel tempo con il cambiare delle disposizioni legislative e con il progredire della psichiatria.
La prima tipologia di cartella clinica, per le ammissioni comprese tra gli anni '70 e '80 dell'800, era costituita da un bifoglio prestampato: nella parte alta veniva inserita una breve descrizione anagrafiche e l'anamnesi. Seppur fosse prevista l'indicazione del numero progressivo degli entrati, il numero degli entrati del sesso, e il numero del registro - in previsione della compilazione dei registri statistici auspicati dal Girolami nel suo discorso inaugurale e sulla scorta di quanto contemporaneamente da lui effettuato a Santa Maria della Pietà a partire dal 1870 - questa non veniva quasi mai fornita. Successivamente, intorno alla metà degli anni '80 la tabella nosografica si costituiva di più fogli rilegati per registrare il decorso della malattia durante il tempo di ricovero. Nella copertina veniva indicato il numero di registro relativo all'ammissione, la data relativa alla visita effettuata dal medico condotto per richiedere l'internamento, le notizie anagrafiche e le date di ammissione e dimissione relative ad ogni singolo ricovero (spesso assai numerosi). Nei fogli interni veniva annotata il decorso della malattia con i comportamenti del ricoverato e annotazioni di tipo clinico; a ciò si sommavano fogli sciolti inseriti all'interno relativi agli atti necessari all'ammissione del demente in S. Croce: l'attestazione giudiziaria di un medico e due testimoni comprovante la reale esistenza dello stato di follia, la fede di nascita dell'alienato, lo stato di famiglia e la relazione medica sulla base di un modulo prestampato per le indicazioni personali e cliniche, chiamata modula informativa che informasse sulla reale alienazione del soggetto per richiedere e giustificare la sua ammissione all'interno dell'Istituto, che doveva essere compilata da parte del medico curante. Accadeva spesso che questo modulo non venisse consegnato contemporaneamente agli altri documenti come documentano le richieste da parte della Deputazione provinciale per l'integrazione della documentazione. In caso di mentecatti poveri era allegato anche l'attestato di povertà, necessario per la presa in carico del mantenimento della persona all'interno del manicomio da parte dell'Amministrazione provinciale. All'interno di queste cartelle sono conservate anche le numerose lettere scritte dai ricoverati per i loro familiari e poi mai spedite dalla direzione, testimonianza preziosa sullo stato di questi ricoverati e sulle modalità di svolgimento della vita all'interno dell'istituto.
Con l'introduzione della legge del 1904 si aggiungeva il decreto del Tribunale Civile per l'ammissione e dimissione definitiva della persona dopo un periodo di prova di 30 giorni durante i quali il direttore dell'istituto provvedeva a constatare la presenza o meno delle condizioni del ricovero.
Questa tipologia di cartella venne sostituita intorno al 1910 con una cartella di formato più piccolo e di diverso colore per gli uomini e le donne, mantenendo le caratteristiche precedenti, con una più precisa annotazione del numero progressivo di entrata e di dimissione o morte delle persone.
Iniziano inoltre ad ampliarsi le indagini cliniche con la presenza di radiografie, tabelle di osservazione e tabelle termometriche.
A partire dal 1944 circa cambia l'intestazione da Manicomio provinciale di Macerata ad Ospedale psichiatrico provinciale di Macerata per poi divenire a partire dal 1950 Ospedale neuropsichiatrico provinciale di Macerata, in conseguenza dell'apertura della sezione neurologica all'interno dell'Istituto alla fine degli anni '40.
Il modello della cartella clinica rimarrà sostanzialmente simile, mantenendo la differenziazione tra le ricoverate e i ricoverati con la scelta di colori diversi: con le informazioni anagrafiche e di diagnosi d'ammissione e definitiva nel foglio di coperta. All'interno cresceva progressivamente la documentazione sanitaria (analisi chimico-cliniche effettuate periodicamente, numerose radiografie, tabelle delle osservazioni, tabelle termometriche, diari clinici e documentazione amministrativa relativa agli enti mutualistici, comunicazione dell'Amministrazione provinciale e altri enti e richieste di certificati da parte di parenti successivamente alla dimissione o morte del ricoverato in oggetto) tanto che le cartelle divennero di uno spessore sempre maggiore dato il numero elevato di ricoveri per una stessa persona e le relative documentazioni accumulate per ogni ammissione.
